Balans (boekhouden)

De balans is een overzicht van en schulden en bezittingen van een bedrijf. Het is ook mogelijk om een balans voor een gezin of persoon te maken. De balans bestaat uit twee kolommen: de activa (debet) en de passiva (credit). De activa zijn de bezittingen en de passiva zijn de schulden. Beide kolommen zijn in meerdere categorieën onderverdeeld.

Een balans heet zo omdat de activa en passiva altijd gelijk aan elkaar zijn. De totale som (het balanstotaal) is voor beide kolommen hetzelfde. Het overzicht is dus "in balans".

Waarom maken bedrijven een balans?

Een balans is een momentopname. Het laat het vermogen van een bedrijf zien op een bepaalde datum, zoals 29 januari. In principe verandert de balans vrijwel iedere dag. Als je op 30 januari een nieuwe balans maakt, kunnen er verschillen zijn. Hierdoor maken bedrijven altijd een balans op 31 december. Deze wordt vervolgens samen met de resultatenrekening opgenomen in de jaarrekening. Grote bedrijven maken daarnaast ook een jaarverslag, waarin de balans en resultatenrekening worden opgenomen. Grote bedrijven maken daarnaast ook ieder kwartaal een balans. Die balans wordt gepubliceerd als onderdeel van de kwartaalcijfers. Voor kleine bedrijven is dat minder interessant (en bovendien heel veel werk).

De balans is een handige manier om te zien hoeveel schulden een bedrijf heeft. Ook laat het zien hoeveel bezittingen er zijn. Hieruit kun je opmaken hoe groot de schulden tegenover de bezittingen zijn. Op basis van deze gegevens kun je weer allerlei berekeningen maken. Het maken van de jaarlijkse balans op 31 december is verplicht voor vrijwel alle bedrijven in Nederland en België. Deze balans wordt samen met de resultatenrekening in de jaarrekening naar de Nationale Bank van België (NNB) of de Kamer van Koophandel (KVK) in Nederland gestuurd. Het maken van een balans is voor veel bedrijven dus verplicht.

Verschil met de resultatenrekening

De balans en de resultatenrekening (of winst-en-verliesrekening) zijn niet hetzelfde. De resultatenrekening laat zien of het bedrijf in het afgelopen jaar winst of verlies heeft gemaakt. De balans laat zien wat de schulden en bezittingen zijn. Uit de balans kun je dus niet opmaken of een bedrijf winstgevend of verliesmakend is. De hoeveelheid schulden zegt niets over de winst of het verlies. Een bedrijf met veel schulden kan bijvoorbeeld winst maken, terwijl een bedrijf met weinig schulden verlies kan maken.

Op de resultatenrekening staan opbrengsten (geld wat binnenkomt) en uitgaven (kosten). Op de balans staan bezittingen (activa of debet) en schulden (passiva of credit).

Indeling

Activa

De activa of debet bestaan uit alle bezittingen van een bedrijf. Die kunnen in de volgende categorieën verdeeld worden:

• Vaste activa: Dat zijn alle bezittingen die meer dan één jaar in bezit van het bedrijf blijven. Vaste activa zijn nodig om de activiteiten van een bedrijf uit te voeren. Voorbeelden zijn gebouwen, voertuigen, machines, meubels, installaties, etc. Bijvoorbeeld: Bij een broodjeszaak zijn de toonbank, de keukenapparaten en het gebouw vaste activa.
• Vlottende activa: Dat zijn alle bezittingen die minder dan één jaar in bezit van het bedrijf blijven. Vlottende activa bestaat voornamelijk uit de voorraad. Bijvoorbeeld: Een kledingwinkel heeft verschillende kledingstukken op voorraad. De winkel wil deze op zijn minst binnen één jaar verkopen (vaak sneller zelfs).
• Liquide middelen: Dat zijn het geld in de kas (dus de kassa en/of kluis) en het spaargeld wat makkelijk te gebruiken zijn. Bijvoorbeeld: Het geld in de kassa van een supermarkt is een liquide middel.

In sommige balansen vallen de liquide middelen onder vlottende activa.

Passiva

De passiva of credit bestaan uit alle schulden van een bedrijf. Die kunnen in de volgende categorieën verdeeld worden:

• Eigen vermogen: Dat is al het geld dat door aandeelhouders in een bedrijf is gestoken. Een bedrijf kan dat verhogen door (een gedeelte van) de winsten niet uit te keren aan de aandeelhouders. Het ingehouden deel wordt vervolgens gebruikt voor de reserves aan te vullen. Deze reserves zijn ook onderdeel van het eigen vermogen. Eigen vermogen is technisch gezien een schuld aan de aandeelhouders.
• Vreemd vermogen: Dat is al het geld dat bij banken of andere geldverleners (zoals bedrijven) geleend wordt. In de balans komen er twee categorieën vreemd vermogen voor:
  • Lang vreemd vermogen: Dat zijn schulden langer dan één jaar. Hierover moet vaak rente betaald worden. Een voorbeeld is een hypotheek (een lening voor een huis of gebouw).
  • Kort vreemd vermogen: Dat zijn schulden korter dan één jaar. Hierover moet vaak geen rente betaald worden. Een voorbeeld is als je vijf euro van een vriend leent. Vaak betaal je dat enkele dagen later terug.

In sommige balansen wordt vreemd vermogen als één categorie gezien.

Overzicht als tabel

De balans wordt vaak als een tabel weergeven. Onderstaande tabel laat zien waar bovenstaande begrippen staan. De bedragen staan altijd op een vaste plaats in de tabel.

Balans
Activa (debet)	Passiva (credit)
Vaste activa (zoals gebouwen, machines, etc.)	Eigen vermogen (inleg van aandeelhouders en reserves)
Vlottende activa (zoals voorraden)	Vreemd vermogen op lange termijn (leningen van langer dan één jaar)
Liquide middelen (bank en kas)	Vreemd vermogen op korte termijn (leningen van maximaal één jaar)

Het kan voorkomen dat sommige cellen leeg zijn of sommige cellen meerdere bedragen hebben. Dat hangt af van het bedrijf. Grote, internationale bedrijven hebben vaak meerdere leningen op de lange termijn. Onder "vreemd vermogen op lange termijn" staan dan meerdere bedragen. Daarnaast zijn er ook ondernemingen zonder voorraden.